Lựa chọn việc làm hành chính văn phòng tại hồ chí minh có nên không?

169 Lượt xem

Khi nhắc đến công việc hành chính văn phòng nhiều người nghĩ đó là một công việc nhẹ nhàng chỉ dành cho nữ giới và thậm chí là khá tẻ nhạt, nhàm chán. Nhưng nguyên do là mọi người chưa thực sự hiểu rõ về nghề nghiệp này nên mới có những nhận định chung chung và thiếu căn cứ như vậy. Lựa chọn việc làm hành chính văn phòng tại hồ chí minh có nên hay không chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về hành chính văn phòng và công việc của nhân viên hành chính văn phòng:

việc làm hành chính văn phòng tại hồ chí minh 1

- Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ công ty nào, đảm niệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Với tính chất công việc như vậy nên ở nhiều công ty bộ phận hành chính - nhân sự hoặc hành chính - tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. 

- Trách nhiệm của một nhân viên hành chính rất đa dạng và bao quát. Họ thống nhất công việc của các phòng ban khác; tham gia vào việc liên lạc với các đối tác bên ngoài; tư vấn các vấn đề pháp lý, thủ tục cho lãnh đạo; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

- Những nhân viên hành chính tiềm năng sẽ có cơ hội nắm giữ những vị trí có ảnh hưởng chính trị trong công ty. Do đó, đừng cho rằng hành chính là một ngành khô khan và buồn tẻ, hãy nhìn vào những hấp lực ẩn sâu bên trong đó nếu bạn yêu thích.

- Với tính chất công việc bàn giấy, các nhân viên hành chính thường xuyên phải có mặt trong văn phòng để nhận đầu việc, xử lý các giấy tờ, sẵn sàng hỗ trợ tất cả các bộ phận khác. Trong quá trình thực hiện các công việc, họ có thể đi ra ngoài để lo tất cả các khoản chi phí, hóa đơn, thủ tục, giấy tờ cho công ty.

- Bộ phận hành chính là bộ phận gần như hiển nhiên trong bất kỳ một cơ quan nào. Do đó cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều. Bạn sẽ làm việc tại các công ty, văn phòng, cơ quan nhà nước, tổ chức phi chính phủ… Ở nhiều công ty, Hành chính và Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được sắp xếp chung vào một bộ phận để công việc giữa các nhóm được trao đổi thuận lợi và dễ thống nhất hơn.

- Những nhân sự hành chính được đào tạo bài bản có thể làm công tác giảng dạy tại các trường ĐH, CĐ có chuyên ngành hành chính (học viện Hành chính là một ví dụ). Ngoài ra, việc nghiên cứu về công tác hành chính trong các cơ quan quản lý về hành chính của nhà nước cũng là một vị trí rất lý tưởng.

- Nhân viên hành chính văn phòng thường có trách nhiệm công việc khá bao quát và đa dạng, thông thường họ sẽ đảm nhiệm những công việc sau:

+ Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

+ Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

+ Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

+ Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

+ Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

việc làm hành chính văn phòng tại hồ chí minh 2

+ Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

+ Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Những yêu cầu cần có để trở thành một nhân viên hành chính văn phòng thực sự:

- Về tố chất: khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, bạn cần chắc chắn rặng bạn là một người nhanh nhẹ, tháo vát và nhiệt tình. Bạn có đức tính cẩn thận, làm việc tỉ mỉ, chính xác và quy củ, có tư suy khoa học và đầu óc sắp xếp nhanh chóng. Công việc của một nhân viên hành chính khá nhẹ nhàng nhưng lại phải làm việc liên tục và vận động nên bạn cũng cần phải đảm bảo một sức khỏe tốt và ổn định để có thể hoàn thành tốt công việc này. 

việc làm hành chính văn phòng tại hồ chí minh 3

- Về kỹ năng: bạn cần phải có các kỹ năng cần thiết như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, kỹ năng làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp thành thạo và xử lý các tình huống một cách khéo léo. Bên cạnh đó cũng cần phỉ có kỹ năng về ngoại ngữ và tin học văn phòng để có thể đáp ứng được những yêu cầu của một nhân viên hành chính văn phòng thực sự và chuyên nghiệp. Bạn cũng cần phải thể hiện sự nhiệt tình và năng động thông qua những hoạt động ngoại khóa hay những câu lạc bộ mà bạn đã từng tham gia để đưa vào CV nếu muốn ứng tuyển vào vị trí này. 

- Về kinh nghiệm: nhân viên hành chính phải là những người đa năng, có thể đảm đương được nhiều công việc cùng một lúc. Việc có nhiều kinh nghiệm và kiến thức trong nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp cho bạn giải quyết nhanh gọn khối công việc khổng lồ mỗi ngày. 
Nhà tuyển dụng khi lựa chọn nhân viên hành chính văn phòng thường đề cao sự đa năng và có nhiều am hiểu trong nhiều lĩnh vực của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,... luôn luôn được đánh giá cao hơn. 

Tìm việc làm hành chính văn phòng ở đâu?

Hiện nay, bất cứ công ty, doanh nghiệp, tổ chức, tập đoàn nào cũng đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính. Bộ phận hành chính là một bộ phận gần như hiển nhiên trong một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp bất kỳ. Do đó, cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều. 

Bạn có thể được tuyển dụng vào làm cho các vị trí nhân viên hành chính ở các bộ phận hành chính, cũng có thể làm công tác giảng dạy tại các trường ĐH, CĐ có chuyên ngành hành chính (học viện hành chính là một ví dụ). 

Ngoài ra, nghiên cứu về công tác hành chính trong các cơ quan quản lý về hành chính của nhà nước cũng là một nơi làm việc lý tưởng.
Nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin và mạng trực tuyến, bạn có thể tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng tại những website hỗ trợ tuyển dụng và tìm kiếm việc làm uy tín hàng đầu hiện nay như timviec365.vn. Với đặc thù là ngành nghề có nhiều lượng tìm kiếm nhất hiện nay và nhu cầu tuyển dụng cũng khá đa dạng nên các bạn có thể dễ dàng tìm thấy được công việc ưng ý, phù hợp với khả năng cũng như nhu cầu và mong muốn của bản thân. 

Cơ hội việc làm cho nhân viên hành chính văn phòng: 

Nhiều bạn sinh viên đang theo học ngành quản trị hành chính nhân sự thường lo lắng khi làm nhân viên hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có cơ hội thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tế, hành chính văn phòng vẫn là ngành nghề nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng cũng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau:

việc làm hành chính văn phòng tại hồ chí minh 4

1. Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

Nhân viên tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

2. Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

3. Cấp bậc quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)
Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.
Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager) (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)
Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Với những chia sẻ hữu ích trên đây bạn có thể tự đưa ra nhận định cho bản thân về việc có nên hay không tuyển dụng nhân viên hành chính tại hồ chí minh. Chúc các bạn sớm tìm được công việc ưng ý và thành công trong cuộc sống!